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Público, 20.01.2009, Natália Faria

 

São aborrecidas, ineficazes e caras.

As reuniões de trabalho consomem cada vez mais tempo em Portugal: cerca de seis horas por semana, segundo os especialistas.

Mas há truques para que corram melhor - mudar o formato da mesa, obrigar os retardatários a permanecer de pé, proibir telemóveis

Uma empresa do sector automóvel decidiu obrigar cada pessoa que chegasse atrasada a depositar um euro num porquinho mealheiro existente na sala de reuniões. E de nada valia ao retardatário desculpar-se com o trânsito caótico, as dificuldades no estacionamento ou, na versão mais genérica mas igualmente popular, com "problemas urgentes de última hora". Em pouco tempo, o mealheiro deixou de ser necessário porque as pessoas se habituaram a chegar a horas.

Mas por que é toda a gente gasta tanto tempo em reuniões? São mesmo um mal necessário para que o trabalho avance ou transformaram-se numa espécie de doença crónica que não mata mas vai minando o desempenho das empresas?

Em Portugal, gasta-se mais tempo em reuniões do que a média da União Europeia, que é de quatro horas e meia por semana.

"A minha experiência como consultor e formador diz-me que gastamos à volta de seis horas por semana", calcula Pedro Mendonça, consultor na área do Comportamento Organizacional e professor no Instituto Superior de Engenharia de Lisboa.

"A maioria destas reuniões são como as palas de D. Afonso Henriques: chatas e compridas", acrescenta.

Há formas de conferir maior eficácia às reuniões, além do porquinho mealheiro: os objectos que estão na sala, quem paga os cafés, o tipo de cadeiras e o formato da mesa, a hora do dia a que se realizam, tudo isto pode influenciar.

"Ou colocar uma cadeira a menos na sala para que quem chegue atrasado seja obrigado a permanecer de pé?", sugere ainda Pedro Mendonça no capítulo das penalidades.

Proibir os telemóveis também é meio caminho andado para evitar que uma reunião se prolongue demasiado. Outra regra é nunca fazer uma reunião que se prolongue para lá de 1h30. "Ao fim de uma hora e meia já não temos posição na cadeira. Isto tem a ver com o ritmo cerebral humano."

Marcar uma reunião para as 10h15 em vez de para as 10h00 também parece incentivar a pontualidade. Por outro lado, as reuniões não devem ser marcadas para o meio da manhã ou para o meio da tarde porque, nestes casos, a tendência é para se prolongarem. Do mesmo modo, acrescenta Mendonça, "as cadeiras não devem ser demasiado confortáveis". A sala deve ter um relógio, "de preferência com o cronómetro usado no básquete a contar o tempo que falta".

O formato das mesas de reunião também influencia. O ideal é que sejam redondas, para que todos se sintam em pé de igualdade. Claro que "se o líder for autocrático, não é pelo facto de a mesa ser redonda e não rectangular que este vai deixar de o ser", nota Arménio Rego, autor do livro Liderança de Reuniões. Este professor universitário acrescenta outras regras para que a reunião seja eficaz. "É fundamental que quem lidera uma reunião a prepare e crie condições para que os que vão participar se preparem também", isto é, "não faz sentido libertar documentos numa reunião para que sejam lidos na hora". Outro mandamento a seguir religiosamente é alimentar a divergência. E nunca, mas nunca, matar o mensageiro das más notícias. "Se as pessoas sentirem que, ao transmitir uma má notícia ou uma informação menos agradável, vão ser penalizadas, passam a dizer apenas aquilo que os outros querem ouvir". Dentro da mesma lógica, "o líder não deve expor a sua opinião com ênfase logo no início, de maneira a que as pessoas não se sintam pressionadas a concordar com ele". Por enquanto, na maior parte das organizações, a maneira mais eficaz de pôr uma pessoa a revirar os olhos de enfado é convocá-la para uma reunião. E isso nem é um problema nacional porque, nos Estados Unidos, o ódio às reuniões cresceu de tal forma que a cadeia CBC Radio até fez um fórum cuja pergunta de partida era "Do you hate work meetings?"

O jornal económico Financial Times também publicou recentemente um artigo sobre "a praga" das reuniões, questionando logo à cabeça: "Será que alguém ainda vai a uma reunião com entusiasmo? Ou a maioria das pessoas limita-se a resmungar, antecipando mais um encontro burocrático e aborrecido numa sala com pouco oxigénio?" O director executivo de uma empresa norte-americana sintetizou a ideia do artigo numa frase. "Sempre achei as reuniões improdutivas e aborrecidas e, por vezes, mesmo tóxicas e destrutivas. Os lambe-botas dão graxa e todos os outros desperdiçam o seu tempo." Claro que não tem que ser assim.

Uma reunião, diz Miguel Pina e Cunha, professor associado na Faculdade de Economia da Universidade Nova de Lisboa, pode ser "uma óptima forma de divulgar informação e de criar conhecimento numa empresa". Desde que, claro, a mesma tenha sido planeada, conte com as pessoas certas e tenha horas para começar e horas para acabar. Demasiadas reuniões O problema é que da teoria à prática vai uma distância que daria para alimentar, digamos... muitas reuniões.

"Em Portugal reúne-se demasiado e durante demasiado tempo", diagnostica Arménio Rego, para quem "é fácil tomar algumas decisões, ou pelo menos divulgar algumas informações, através de correio electrónico, sem obrigar as pessoas a despender uma hora ou mais". E isto numa previsão optimista porque a regra, entre os portugueses, é que as reuniões nunca comecem a tempo e se prolonguem para lá do previsto. "Muitas reuniões fazem-se porque as pessoas gostam de socializar. Isso é um bocadinho português, enquanto numa cultura como a norte-americana está muito vincada a ideia de que time is money", acrescenta este professor na Universidade de Aveiro nas áreas de Gestão de Recursos Humanos. De resto, reforça Pedro Mendonça, só em português é que existe a expressão "fazer horas". Por detrás de muitas reuniões, torna Arménio Rego, está muitas vezes uma "necessidade de diluir responsabilidades por parte de quem tem dificuldades em tomar decisões". Mas o pior é quando uma reunião se resume a "um conjunto de pessoas que estão a falar do que deviam estar a fazer", como descreve Pedro Mendonça, recorrendo a algum do anedotário sobre o tema.

Não é brincadeira. Recentemente, a Escola de Direcção e Negócios fez um estudo intitulado Pontualidade em Portugal - Pessoas e Organizações que concluiu, a partir de um inquérito a 3462 empresários e trabalhadores, que "dois terços das reuniões no nosso país não começam à hora marcada" e que 60 por cento das empresas ou organizações "não têm uma preocupação consistente com a gestão eficiente das reuniões". Não admira, assim, que mais de metade das reuniões tenham sido apontadas pelos inquiridos como supérfluas ou mesmo desnecessárias. Os resultados são claramente desastrosos.

"Uma reunião é uma actividade extremamente cara. Veja-se o custo das pessoas envolvidas e o retorno que se espera obter com ela", reforça o estudo, para concluir que "a probabilidade de estarmos a perder muitíssimo dinheiro não é uma possibilidade, é uma angustiante certeza". Mais olhos que barriga Conscientes disto, algumas empresas - muito por efeito da contaminação cultural produzida pelas multinacionais, mas não só - começam agora a adoptar estratégias de combate ao desperdício de tempo e de dinheiro, forçando a pontualidade. Não é caso para menos, já que, de acordo com o mesmo estudo, 95 por cento dos portugueses não são habitualmente pontuais. Do mesmo modo, 30 por cento não costumam organizar o seu trabalho a partir de uma agenda diária. Pior: entre os que recorrem à agenda, 60 por cento costumam agendar mais tarefas do que aquelas que são capazes de realizar. As empresas que estiverem mesmo interessadas em usar as reuniões para poupar tempo e dinheiro podem sempre optar por ter lições sobre isso. No mercado, já existe uma empresa, a Inforpress, que dá conselhos a empresários e executivos para reuniões eficazes.

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